Receber uma bolsa da CAPES para estudar ou pesquisar no exterior envolve não apenas direitos e benefícios, mas também responsabilidades.
Entre elas está a prestação de contas.
No caso de quem realiza um Doutorado Sanduíche, essa etapa serve para demonstrar que as atividades previstas foram realizadas, que os recursos foram utilizados de acordo com as regras da bolsa e que as obrigações acadêmicas e administrativas foram cumpridas.
O material baseado na Portaria CAPES nº 289/2018 apresenta a prestação de contas como um conjunto de documentos, relatórios e comprovantes destinados a demonstrar o cumprimento do plano de estudos, o uso adequado dos recursos e o atendimento às obrigações do bolsista.
Por isso, uma boa prestação de contas começa no primeiro dia da bolsa, e não apenas quando você volta ao Brasil.
Está planejando seu Doutorado Sanduíche no exterior?
Antes de chegar à fase da prestação de contas, existe todo o caminho da candidatura.
Você precisa definir objetivos, escolher uma instituição, encontrar um possível supervisor, estabelecer contato, preparar o projeto, organizar documentos e acompanhar os procedimentos da seleção.
No vídeo abaixo, apresento o curso Doutorado Sanduíche no Exterior – Método Baroni GP2E, criado para organizar esse processo desde a candidatura até a experiência internacional.
Agora vamos entender como pensar na prestação de contas durante e depois da bolsa.
O que é a prestação de contas da CAPES?
A prestação de contas é a forma de demonstrar que aquilo que foi aprovado realmente foi desenvolvido.
Em uma bolsa internacional, isso pode envolver duas dimensões principais.
Dimensão acadêmica: comprovar que as atividades previstas foram realizadas e que houve resultados compatíveis com o plano.
Dimensão administrativa/financeira: comprovar, quando exigido, a utilização adequada dos recursos e o cumprimento das regras da concessão.
O material-base resume justamente essas finalidades.
Prestação de contas não é só guardar recibos
Esse é um ponto importante.
Muita gente associa “prestação de contas” apenas a documentos financeiros.
Mas, em uma bolsa acadêmica, também pode existir necessidade de comprovar:
- atividades realizadas;
- resultados;
- vínculo com a instituição estrangeira;
- retorno ao Brasil;
- cumprimento do plano;
- relatórios acadêmicos.
Ou seja: sua prestação de contas começa pela própria execução do projeto.
Preciso prestar contas durante a bolsa?
Pode existir essa exigência.
O material-base informa que a CAPES pode solicitar prestação de contas parcial, periódica ou relatórios intermediários, dependendo do programa e da duração da bolsa.
Isso significa que você não deve assumir que tudo será solicitado apenas no final.
Acompanhe regularmente:
seu edital;
as comunicações da CAPES;
o sistema utilizado pelo programa;
as orientações recebidas depois da concessão.
E ao final da bolsa?
O material utilizado como referência indica a necessidade de uma prestação de contas final após o término da bolsa e menciona prazo específico previsto naquela regulamentação.
Como prazos podem variar conforme a norma e o programa vigente, confirme o prazo aplicável à sua concessão.
Não utilize um artigo antigo como substituto das regras atuais.
Qual é o maior erro na prestação de contas?
Deixar tudo para depois.
Imagine terminar seis ou nove meses no exterior e, somente depois de voltar, tentar reconstruir:
quais atividades fez;
em quais datas;
quais documentos recebeu;
quais comprovantes guardou;
quais autorizações foram concedidas;
qual relatório precisa entregar.
Você consegue fazer.
Mas dá muito mais trabalho.
A solução é simples: organize durante a experiência.
Crie uma pasta desde o início da bolsa
Uma estrutura simples pode ser:
01 – Concessão
02 – Projeto aprovado
03 – Carta de aceite
04 – Supervisor
05 – Universidade estrangeira
06 – Seguro
07 – Passagens
08 – Moradia
09 – Atividades acadêmicas
10 – Relatórios
11 – Comprovantes
12 – CAPES
13 – Retorno ao Brasil
Depois, dentro dessas pastas, salve os documentos com nomes claros.
Não dependa apenas do seu e-mail
E-mails importantes devem ser preservados.
Mas isso não significa que sua caixa de entrada seja o melhor sistema de organização.
Baixe e salve:
autorizações;
cartas;
comprovantes;
declarações;
invoices;
recibos;
relatórios;
documentos da universidade.
Assim, quando precisar montar a prestação de contas, você terá tudo centralizado.
O que pode ser exigido na prestação de contas?
A documentação varia conforme a modalidade e o edital.
O material-base apresenta alguns exemplos. Entre eles:
- relatório técnico ou acadêmico;
- declaração da instituição estrangeira;
- comprovante de retorno ao Brasil;
- declaração relacionada ao não acúmulo;
- comprovantes financeiros, quando aplicáveis.
Isso não significa que todos os documentos serão exigidos em qualquer bolsa.
Use a lista como referência para organização e siga as regras da sua concessão.
O que é o relatório acadêmico?
O relatório acadêmico é um dos documentos mais importantes porque demonstra o que foi feito durante o período internacional.
O material-base indica que esse relatório pode apresentar:
atividades desenvolvidas;
resultados alcançados;
relação com o plano inicial;
validação pelo supervisor ou orientador da instituição estrangeira.
Esse relatório não deve ser tratado como uma formalidade sem importância.
Ele é justamente a oportunidade de demonstrar o resultado da experiência.
O que escrever no relatório do Doutorado Sanduíche?
Uma estrutura simples pode incluir:
1. Objetivos previstos
Explique o que estava planejado.
2. Atividades realizadas
Mostre o que realmente foi desenvolvido.
3. Resultados
Apresente produtos, análises, aprendizados ou avanços.
4. Ajustes
Explique mudanças relevantes em relação ao plano inicial.
5. Contribuição para a tese
Mostre como o período internacional ajudou sua pesquisa.
6. Colaborações
Registre contatos, reuniões, eventos ou trabalhos conjuntos.
7. Próximos passos
Explique como os resultados serão incorporados depois do retorno.
Registre suas atividades ao longo dos meses
Uma estratégia muito simples é manter um diário acadêmico.
Não precisa ser algo sofisticado.
Pode ser uma planilha com:
| Data | Atividade | Resultado | Documento |
|---|---|---|---|
| 10/09 | Reunião com supervisor | Ajuste metodológico | Ata/e-mail |
| 15/09 | Seminário | Apresentação do projeto | Slides |
| 22/09 | Análise de dados | Resultado preliminar | Arquivo |
| 30/09 | Reunião do grupo | Discussão teórica | Notas |
Quando chegar a hora do relatório final, boa parte do trabalho já estará organizada.
Preciso pedir uma declaração à universidade estrangeira?
O material-base inclui uma declaração de cumprimento do plano ou documento institucional que confirme a realização das atividades entre os possíveis documentos da prestação de contas.
Esse é exatamente o tipo de documento que você não deveria lembrar de pedir quando já estiver no Brasil.
Antes de encerrar sua estadia, pergunte:
Preciso de alguma declaração da universidade?
Quem emite?
Meu supervisor precisa assinar?
Existe modelo específico?
Resolver isso presencialmente costuma ser mais simples.
Peça documentos antes de sair da universidade
Essa recomendação do material-base é especialmente útil.
Imagine voltar ao Brasil e descobrir que precisa de uma assinatura.
Você terá que entrar em contato com o professor.
Ele pode estar viajando.
Pode estar em férias.
Pode demorar para responder.
Se você sabe que precisará do documento, resolva antes do embarque de volta.
Comprovante de retorno ao Brasil
O material-base menciona a comprovação de retorno ao país entre os documentos que podem integrar a prestação de contas.
Por isso, guarde documentos relacionados à viagem de retorno.
Não apague automaticamente:
bilhetes;
cartões de embarque;
comprovantes;
documentos de entrada.
Se a comprovação for exigida, você já estará preparado.
Preciso guardar cartões de embarque?
É uma boa prática.
Hoje boa parte dos bilhetes é digital.
Salve o arquivo.
Faça captura de tela.
Envie para sua pasta da bolsa.
Não confie que conseguirá acessar o aplicativo da companhia aérea seis meses depois.
Guardar ocupa quase nenhum espaço e pode evitar dor de cabeça.
E os comprovantes financeiros?
Depende do tipo de despesa.
O material-base destaca que, em situações relacionadas a reembolso, passagens, taxas acadêmicas ou outras despesas específicas, podem ser solicitados documentos como faturas, comprovantes de pagamento, notas fiscais e contratos.
Isso não significa que você precisa guardar recibo de cada café tomado durante o Doutorado Sanduíche.
Significa que despesas sujeitas a comprovação devem ser documentadas adequadamente.
Guarde invoices e comprovantes de taxas
Se houve:
taxa acadêmica;
laboratório;
seguro;
passagem;
reembolso;
despesa autorizada;
guarde:
invoice;
comprovante de pagamento;
autorização;
e-mail correspondente.
Idealmente, deixe tudo na mesma pasta.
E o contrato do seguro?
Guarde.
O material-base inclui contratos, como o seguro, entre os documentos financeiros ou administrativos que podem ser relevantes.
Tenha:
apólice;
comprovante de contratação;
período da cobertura;
comprovante de pagamento, quando aplicável.
Preciso guardar contrato de aluguel?
O material-base também cita contratos como possíveis comprovantes em situações específicas.
Mesmo que não seja exigido na prestação de contas da bolsa, guardar o contrato é importante para sua própria segurança durante a estadia.
Além disso, ele pode comprovar residência se surgir alguma necessidade administrativa.
Use os modelos oficiais
O material fornecido recomenda utilizar os modelos disponibilizados pela CAPES ou pelos editais.
Isso é muito importante.
Se existe um formulário oficial de relatório, não produza um documento completamente diferente apenas porque você acha mais bonito.
Preencha aquilo que foi solicitado.
Você pode complementar quando permitido.
Mas primeiro cumpra o formato exigido.
Não entregue um relatório genérico
Evite algo como:
“Durante o período no exterior participei de diversas atividades, ampliei meus conhecimentos e tive uma experiência muito importante.”
Isso diz muito pouco.
Mostre concretamente:
o que fez;
com quem;
quando;
qual resultado;
como isso contribuiu para sua tese.
Um relatório acadêmico fica muito mais forte quando apresenta resultados verificáveis.
Registre também os resultados que ainda não viraram publicação
Nem tudo precisa resultar imediatamente em artigo.
Você pode ter:
aprendido uma metodologia;
construído uma base de dados;
desenvolvido uma análise;
estruturado um artigo;
estabelecido colaboração;
participado de seminários;
feito uma apresentação;
avançado em um capítulo da tese.
Tudo isso pode fazer parte do relato, dependendo do formato exigido.
E se meu plano mudou durante a bolsa?
Pesquisa muda.
Isso não significa automaticamente que sua prestação de contas terá um problema.
O importante é explicar.
Mostre:
o que estava previsto;
o que precisou ser alterado;
por que mudou;
qual foi o resultado.
Se a alteração exigia autorização e ela foi obtida, anexe ou mantenha essa documentação organizada.
Prestação de contas não é só provar que você gastou certo
Também é demonstrar que o objetivo acadêmico foi cumprido.
Essa é a parte que mais interessa para quem faz Doutorado Sanduíche.
O verdadeiro resultado da bolsa deveria aparecer na tese e na sua trajetória.
Por exemplo:
uma metodologia incorporada;
uma análise desenvolvida;
uma colaboração criada;
um artigo iniciado;
um novo conjunto de dados;
uma rede internacional fortalecida.
Organize evidências acadêmicas
Além dos documentos obrigatórios, pode ser útil manter:
slides de apresentações;
certificados de eventos;
e-mails de reuniões;
programas de seminários;
versões de artigos;
prints de páginas institucionais;
atas;
documentos do grupo de pesquisa.
Você não necessariamente enviará tudo.
Mas terá evidências caso precise demonstrar determinadas atividades.
O que acontece se eu não prestar contas?
O material-base apresenta consequências relevantes para o bolsista que deixa de cumprir essa obrigação.
Entre elas aparecem:
cobrança de devolução de valores;
impedimento de novas bolsas;
registro de inadimplência.
Isso mostra por que a prestação de contas não deve ser tratada como uma etapa opcional.
Posso ter que devolver a bolsa?
Segundo o material fornecido, a não apresentação da prestação de contas pode gerar cobrança de devolução dos recursos recebidos.
A consequência concreta depende das regras e da situação.
Mas o simples fato de existir essa possibilidade mostra que vale a pena organizar corretamente a documentação.
Posso ficar impedido de receber outra bolsa?
O material-base também menciona impedimento para novas concessões e situação de inadimplência como possíveis consequências.
Se você pretende continuar na carreira acadêmica, isso pode afetar oportunidades futuras.
Não deixe uma prestação de contas pendente.
Perdi o prazo. O que faço?
Não ignore.
O material utilizado como referência menciona a possibilidade de prorrogação em situações justificadas mediante solicitação formal.
Isso não significa que qualquer atraso será aceito.
Mas se existe uma dificuldade real, comunique imediatamente e verifique o procedimento aplicável.
O pior caminho é simplesmente deixar o prazo passar e não fazer nada.
Crie lembretes para os prazos
Assim que souber a data de término da bolsa, coloque no calendário:
fim da bolsa;
prazo de relatório intermediário, se houver;
prazo da prestação final;
prazo de documentos do retorno.
Não espere receber um e-mail lembrando.
Assuma o controle.
Faça a prestação de contas logo depois do retorno
Se puder escolher, não deixe para o último dia.
Quando você acaba de retornar, a experiência ainda está fresca.
Você lembra das atividades.
Os documentos estão recentes.
Seu supervisor estrangeiro ainda lembra claramente do trabalho.
É o melhor momento para fechar essa etapa.
Depois de alguns meses, outras demandas do doutorado começarão a ocupar sua atenção.
Reserve alguns dias para fechar a experiência
Uma boa estratégia é considerar o retorno como uma fase do Doutorado Sanduíche.
Não pense:
“Voltei, acabou.”
Pense:
“Voltei, agora preciso fechar administrativamente e incorporar academicamente o que desenvolvi.”
Essa fase pode envolver:
- prestação de contas;
- relatório;
- atualização da tese;
- reunião com orientador;
- organização dos resultados;
- contato com colaboradores estrangeiros;
- preparação de artigo.
O relatório também pode ajudar sua tese
Existe uma vantagem prática.
Ao escrever um bom relatório, você estará organizando mentalmente tudo que desenvolveu.
Essas informações podem ser reaproveitadas na tese.
Resultados.
Metodologia.
Atividades.
Discussões.
Contribuições.
O trabalho administrativo pode ajudar a consolidar o trabalho acadêmico.
Não perca contato com o supervisor estrangeiro
Depois que a prestação de contas estiver concluída, a relação internacional não precisa terminar.
Envie atualizações.
Compartilhe resultados.
Continue o artigo.
Convide para novas colaborações.
Uma das maiores perdas possíveis seria passar meses construindo uma relação acadêmica e deixá-la desaparecer assim que retornar ao Brasil.
Checklist para a prestação de contas do Doutorado Sanduíche
Antes de considerar a bolsa encerrada, verifique:
- Li as orientações atuais de prestação de contas?
- Existe relatório intermediário pendente?
- Tenho o modelo oficial do relatório final?
- Registrei as atividades realizadas?
- Tenho documentos da instituição estrangeira?
- O supervisor precisa assinar algo?
- Tenho comprovantes relacionados ao retorno?
- Organizei invoices e comprovantes financeiros relevantes?
- Guardei autorizações e comunicações importantes?
- Sei qual é o prazo final?
- Minha prestação foi efetivamente enviada?
- Tenho comprovante do envio?
Depois do envio, guarde também a confirmação.
Prestação de contas começa no primeiro dia da bolsa
Talvez esse seja o principal aprendizado.
Você não precisa viver o período no exterior preocupado com burocracia.
Basta criar um sistema simples.
Guarde documentos.
Registre atividades.
Salve autorizações.
Acompanhe prazos.
Peça declarações antes de voltar.
O material-base recomenda exatamente essa organização desde o início, com pasta digital, modelos oficiais e solicitação antecipada de documentos à instituição estrangeira.
Quando chegar o momento de prestar contas, você não precisará reconstruir a experiência.
Ela já estará documentada.
Prestação de contas também mostra o resultado do investimento em sua pesquisa
A bolsa permitiu que você desenvolvesse parte do doutorado em outro ambiente acadêmico.
Teve acesso a uma instituição.
A um supervisor.
A um grupo.
Talvez a uma metodologia ou laboratório.
O relatório final mostra o que resultou dessa oportunidade.
O material-base resume a prestação de contas como uma responsabilidade relacionada ao investimento público em ciência e educação.
Quanto melhor você organizar essa etapa, mais claro ficará o impacto do período internacional na sua pesquisa.
Quer organizar seu Doutorado Sanduíche desde a candidatura até a prestação de contas?
Se você está fazendo doutorado no Brasil e pretende desenvolver parte da sua pesquisa em uma instituição estrangeira, criei o curso Doutorado Sanduíche no Exterior – Método Baroni GP2E para ajudar a estruturar esse processo.
O curso aborda definição dos objetivos, currículo, projeto de pesquisa, contato com professores, documentação, candidatura, preparação para a experiência internacional e organização das etapas posteriores.
O Doutorado Sanduíche não termina quando você embarca de volta para o Brasil.
Ele termina quando você consegue transformar aquilo que viveu e pesquisou no exterior em resultados para sua tese e para sua trajetória acadêmica.
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